Como convencer executivos a apostar em um Projeto GEO
Por John Kayser
Tradução: Rogerio Galindo
Apesar dos esforços para conseguir que os altos executivos de Tecnologia da Informação apostem no Geo, a maioria ainda vê a geo-informação e sistemas como uma solução departamental. Mudar essa visão se tornou uma missão da GITA.
Devido à complexidade de sua engenharia e ao seu foco em informação espacial, os sistemas geo-espaciais tem sido relegados ao papel de soluções departamentais. Os departamentos de Tecnologia de Informação afogados com uma imensa lista de outras prioridades, destreinados para os desafios da geo-informação e desconhecendo as grandes necessidades profissionais dos engenheiros e planejadores que a utilizam contentaram-se em rotular projetos de AM/FM/GIS como sistemas departamentais independentes que necessitariam de pouco (ou nenhum) apoio de Tecnologia de Informação.
Isso acabou.
Sistemas departamentais independentes podem ter tido suas vantagens nos bons e velhos tempos da regulamentação e dos orçamentos baseados em divisão. Mas o ambiente dos negócios está ficando cada vez mais difícil agora, caracterizando-se pela competição, por mercados que mudam rapidamente, por fusões, aquisições e por modelos baseados em performance. Hoje, todo sistema de informação passa por exames cuidadosos. E nenhum projeto vai em frente sem o apoio da diretoria. Soluções de Tecnologia de Informação estritamente departamentais têm poucas chances de conseguir verbas especialmente levando em consideração os custos atuais de itens ligados a um projeto geo espacial.
Identificando a proposta de valor da empresa
Então, como equipes de geo-informação conseguem que os executivos de Tecnologia de Informação comprem seus projetos? Veja a experiência da BC Hydro, uma companhia de eletricidade verticalmente integrada sediada em Burnaby, na British Columbia. No início dos anos 90, a empresa deu início a um Plano Estratégico de Gerenciamento de Informação, que estabeleceu requisitos restritos para qualquer sistema novo e colocou a aprovação final sempre nas mãos da diretoria. Tendo calculado em U$ 25 milhões o custo para substituir seu antigo GIS e estender seu uso tanto para os departamentos de transmissão quanto de distribuição, a equipe de GIS teve que enfrentar uma verdadeira batalha para garantir as verbas. Com base num estudo prévio dos negócios, o gabinete do diretor ordenou a formação de um Grupo de Trabalho de Enterprise GIS em 1.993 para estudar o projeto.
"Precisávamos ser capazes de atender todos os departamentos," explicou Dan Bowditch, gerente de performance, metas e medições dos departamentos de transmissão e distribuição da BC Hydro. "Tínhamos que observar como o projeto iria servir de apoio à transmissão e distribuição, marketing, e serviço ao consumidor." Para ser aprovado, o projeto de EGIS teve que passar pelo exame do programa de Tecnologia de Informação "Gerenciamento Baseado em Valor" (Value-Based Management VBM), um programa detalhado de avaliação que calcula a contribuição de um sistema ao valor da organização baseado em uma série de critérios. Estes critérios são detalhados e reduzidos a um valor numérico, fornecendo uma pontuação a partir da qual pode-se decidir se o projeto é abortado ou se entra no orçamento.
Bowditch e a equipe do EGIS da BC Hydro apresentaram sua metodologia VBM e seus resultados na 1999 GITA Annual Conference (Congresso Anual da GITA 1999) em Charlotte, na Carolina do Norte, nos Estados Unidos. Ele explicou que a medição baseada em valor incluiu os seguintes critérios:
1. Benefícios Financeiros. Qual é o impacto financeiro do sistema na organização? Para a BC Hydro, isso inclui lucro e impacto no orçamento de Transmissão e Distribuição, análise de custo/benefício do projeto e análise da contribuição do projeto para o valor das ações. "A agregação de valor às ações se tornou um elemento fundamental na nossa análise financeira", disse Bowditch. "Para a diretoria, pode ser o teste definitivo."
2. Benefícios Estratégicos. Como o sistema contribui para os objetivos estratégicos da empresa? Como o sistema contribui para os indivíduos de cada uma das partes da empresa? Como o sistema melhora os processos básicos dos negócios?
3. Custo de Implementação. Quanto o projeto vai custar? No caso do EGIS, o preço final estava próximo de U$ 25 milhões em cinco anos. Para qualquer organização, este é um investimento considerável. A BC Hydro conduziu uma análise detalhada de custo/benefício e comparou com várias outras alternativas. O que aconteceria se a empresa não fizesse nada? O que aconteceria no caso do projeto ser abandonado e da empresa resolver voltar ao sistema manual? E a possibilidade de se optar por algo menos ambicioso?
4. Fatores de risco. Riscos são uma grande preocupação em projetos AM/FM/GIS. Devido à sua complexidade, o ciclo de implementação e outras questões, AM/FM/GIS têm grandes fatores de risco. "Foi nesse ponto que tivemos alguns problemas," reconheceu Bowditch. Contudo, juntamente com a identificação dos riscos, a BC Hydro executou um plano de minimização de riscos. O que a equipe do projeto poderia fazer para diminuir os riscos? Para responder a esta pergunta, a BC Hydro desenvolveu um protótipo do sistema, demonstrando suas capacidades e expondo muitos dos riscos técnicos e suas possíveis soluções.
"A demonstração de um protótipo em funcionamento nos ajudou muito no desenvolvimento do projeto", disse Bowditch. "Isso possibilitou que pessoas que não eram técnicos da área pudessem entender o que estávamos fazendo e nos ajudou a superar grandes barreiras de resistência que ainda existiam baseadas no custo e no risco envolvidos". O que a BC Hydro aprendeu com este exercício é que o EGIS realmente oferece um grande potencial de agregação de valor para a empresa. "Nós realmente ficamos em segundo lugar entre todos os projetos avaliados com base em gerenciamento de valor agregado", afirmou Bowditch. Ele observou que risco e custo altos pesaram contra o projeto. Mas estes fatores foram contornados com um forte plano de minimização de riscos e compensados pelo alto valor do projeto para os objetivos financeiros e estratégicos da empresa.
Um guia para Apoio Corporativo
O enfoque do VBM da BC Hydro para decisões envolvendo projetos de Tecnologia de Informação dá algumas lições para qualquer gerente de projeto que esteja tentando obter apoio executivo para uma solução geo-espacial. Embora usuários de GIS entendam intuitivamente o valor potencial do sistema, ainda é difícil comunicar estes possíveis benefícios. Então como é possível obter apoio? Aqui vão algumas sugestões:
1. Redefina seuprojeto AM/FM/GIS para um ambiente empresarial.
No ambiente de negócios de hoje, projetos AM/FM/GIS quase não podem ser justificados em uma base departamental. O custo da coleta de dados e do gerenciamento por si só tornam o orçamento proibitivo para a maioria das organizações que tiveram soluções departamentais no passado. Além de entender as necessidades dos usuários finais, gerentes de projetos AM/FM/GIS também precisam entender plenamente o ponto de vista da diretoria. Quais são os problemas que têm tirado o sono dos altos escalões da empresa? Como este projeto pode ajudá-los a resolver os problemas mais urgentes da corporação?
É essencial que sejam compreendidos os objetivos da empresa e que se descubra como a geoinformação pode ser útil para atingí-los.
2. Mude a maneira de apresentar a tecnologia.
O GIS não é apenas um banco de dados ou uma plataforma de aplicativos. Ele fornece a habilidade fundamental de criar e gerenciar informação geo-espacial e de distribuir esta informação a quem quer que possa se beneficiar com seu uso. Sendo assim, é uma tecnologia central para que outros sistemas possam operar, da mesma maneira que bancos de dados relacionais, sistemas operacionais e a Internet. AM/FM/GIS podem servir como sistemas de apoio para outros departamentos e funções dentro da empresa. Mas para a maioria dos usuários potenciais, os benefícios potenciais não são imediatamente visíveis.
Na BC Hydro, o EGIS vai ter interface com pelo menos doze outros sistemas de informação nos próximos cinco anos. Eles vislumbram ainda outros sistemas que podem se beneficiar futuramente com esta integração. Na verdade, Bowditch acredita que cerca de 2/3 dos empregados da BC Hydro trabalham em áreas afetadas pelo EGIS. A longo prazo, este número pode chegar a 90%.
3. Ajuste os objetivos do projeto à estratégia da empresa.
Benefícios financeiros são essenciais, mas auxílio corporativo bem embasado exige uma compreensão detalhada dos objetivos da corporação e ajuda a melhorar a eficiência. Quanto mais alto o preço – e sistemas AM/FM/GIS têm preços altos – mais importante é estar dentro dos objetivos da empresa.
Toda empresa tem uma estratégia corporativa e os executivos mais importantes poderiam dar suas próprias vidas para cumpri-la. Eles devem explicações ao conselho da empresa e, em última análise, aos acionistas. O seu desempenho é medido pelas metas que eles definem, pela maneira como eles atingem estes objetivos e pelo impacto que estas ações têm no valor das ações. Projetos que possam demonstrar uma contribuição significativa para que esta avaliação seja positiva vão ter grande apoio por parte destes executivos. Os que não puderem não terão verbas liberadas.
Significado da sigla AM/FM/GIS
AM: Automatic Mapping (Mapeamento Automático)
FM: Facility Management (Ferramenta de Gerenciamento)
GIS: Geographic Information System (Sistema de Informações Geográficas)
John Kayser é diretor da GITA.
A Geospatial Information & Technology Association (GITA) é a maior associação de usuários de geoinformação do mundo. Site: www.gita.com