Retomando a série de posts sobre Gerenciamento de Projetos, hoje vamos falar sobre as questões citadas no primeiro post, presentes em praticamente qualquer projeto: alta velocidade, grande quantidade de mudanças, poucos recursos financeiros, alta complexidade, incertezas.
Veja também o post sobre softwares para gestão de projetos.
Velocidade
Quanto mais rápido produtos e serviços chegam ao mercado, maiores as chances de sucesso. No mundo competitivo de hoje, qualquer fragilidade ou atraso pode se tornar uma grande desvantagem, em qualquer área de atuação. Esta necessidade de velocidade é traduzida na abordagem de “não perder tempo”, intrínseca do gerenciamento de projetos.
Desta forma, gerentes de projetos devem eliminar qualquer processo ou atividade que não agregue valor às entregas e/ou atrasem o projeto. Aquelas paradas constantes da equipe para “fuçar” o Facebook, por exemplo, em nada contribuem, a não ser que você esteja trabalhando em um projeto focado em interação nas redes sociais.
Mudanças
Você já deve ter passado por isto: quase terminando um projeto, o cliente telefona e pede uma mudança que gera horas e horas de re-trabalho. Isto se dá muito mais pelo próprio ambiente atual do que por ignorância do cliente, já que ele também tem interesse no cumprimento dos prazos. Mudanças constantes são inerentes no mundo dos negócios.
Seguindo a abordagem de gerenciamento de projetos, o melhor a fazer é estar ciente de que mudanças acontecem, “acomodá-las” no processo de trabalho e tirar vantagem delas, usando a experiência para melhorar projetos no futuro. O gerente de projetos moderno deve ser: corajoso, criativo e flexível, usar soluções “fora da caixa” e muitas vezes – ou quase sempre – sair da zona de conforto na busca pela melhor solução.
Custos
Com a redução de recursos nas organizações, gerentes de projetos devem sempre pensar em como sua equipe deve trabalhar de forma mais inteligente, ao invés de trabalhar mais. Encher a equipe de atividades sem que eles vejam valor no que estão fazendo é um caminho certo para o fracasso. Hoje, a redução dos níveis hierárquicos, em qualquer porte de organização, gera grande dependência de gestão e equipes de projetos, o que demanda cada vez mais por gerentes capacitados no uso das ferramentas de project management.
Complexidade
Já que praticamente todos os problemas simples já estão resolvidos nas organizações, os que restam tornam-se mais complexos a cada dia que passa, ficando cada vez mais críticos. Ou seja, eles “tem” que ser resolvidos. Não há outra chance!
No Brasil, ainda há uma cultura da procrastinação e de iniciar sempre pelo que é mais simples, deixando o mais difícil para depois ou adiando para a hora em que aquele problema complexo torna-se uma questão de urgência máxima. Nesse momento, será utilizada a única solução possível, que geralmente não será a melhor. Ou seja, se há algo muito complexo a ser resolvido, transforme isto em um projeto encontre a solução, antes que o problema se torne algo urgente.
Incerteza
A única certeza do gestor é que haverá incertezas durante o projeto. Com o aumento do nível de complexidade nas organizações, aumenta na mesma medida o nível de incerteza. A abordagem de gerenciamento de projetos deve ser adaptável, para levar em conta as incertezas, que devem ser aceitas como algo natural e usadas para tornar o gerenciamento mais efetivo no futuro. Ou seja, o gestor de projetos deve aguardar as mudanças e tirar proveito delas.
Este post foi baseado no livro Effective Project Management – Traditional, Agile, Extreme, de Robert K. Wisocki
ET: sugiro este evento que vai acontecer no fim de agosto em São Paulo: PMTools 2012, com demonstrações de ferramentas para gerenciamento de projetos, programas e portfólio