Os projetos surgem, de forma geral, com o objetivo de criarem respostas a algum problema, ou pela necessidade de criação de algo novo. Assim, os projetos nascem das necessidades de se realizar e da intenção de ser criar.
Nesse contexto, um projeto pode ser entendido como um conjunto único de esforços organizados para se criar um serviço, produto ou se obter um resultado. Ele será um esforço temporário, com início e fim programado, sendo constituído por atividades que deverão ser coordenadas e controladas, atendendo ainda limitações de tempo e recursos.
Os desafios dos projetos de Geointeligência desenvolvidos nas prefeituras brasileiras apresentam algumas características específicas. Conhecê-las e considerá-las na execução dessas inciativas permitirá a todos os envolvidos a capacidade de colherem os melhores resultados.
Nas prefeituras brasileiras os projetos de Geointeligência são conduzidos com uma série de objetivos. Eles apoiam as necessidades de aumento da confiabilidade das informações, geram atualização de bases de referência para suporte a tributos municipais, com destaque para IPTU, ISS e ITBI, promovem auxílio na manutenção e na atualização das bases de dados do cadastro técnico multifinalitário, e permitem ainda a melhoria da transparência da gestão pública e do atendimento ao munícipe.
Esses projetos, quando realizados com sucesso, trazem melhorias na gestão de receita e de recursos internos, aumentam a eficiência dos processos nas secretarias municipais, suportam a criação de uma base unificada e multifinalitária de trabalho, e apoiam na resolução de desafios como a crescente demanda populacional por serviços públicos. Auxiliam ainda na atualização de informações hospedadas em ambiente desktop, que remetem em lentidão e pouca confiabilidade na consulta e análise de informações obtidas dos cadastros internos.
E quais são os principais desafios em projetos de Geointeligência nas prefeituras, e o que podemos fazer para superá-los? Abaixo apresentamos alguns dos principais desafios encontrados, e sugestões de como essas questões podem ser trabalhadas pelo poder público.
1 – Obtenha engajamento
Obter o engajamento dos profissionais envolvidos no projeto é fundamental. Crie um comitê de trabalho na Prefeitura para garantir a participação e contribuição de todas as áreas e secretarias envolvidas. Esse comitê poderá apoiar na concepção prévia do projeto, e posteriormente acompanhar a sua execução. Durante o decorrer do projeto caberá a esse comitê a comunicação dos resultados que forem sendo concretizados, divulgando as informações em suas respectivas áreas, garantindo sempre o comprometimento de todos os envolvidos e transparência das atividades;
2 – Redefina os processos de trabalho
No decorrer dos projetos, novas tecnologias, bases de dados e ferramentas poderão ser implementadas. É fundamental que os processos de trabalho anteriores sejam redefinidos, incluindo esses novos componentes. Caso não haja o redesenho dos processos de trabalho a prefeitura corre o risco de não promover a continuidade dos benefícios implementados;
3 – Acompanhe o projeto
Elabore e acompanhe um cronograma do projeto, entenda o que está previsto em cada uma de suas fases, e identificando onde existe valor agregado para as secretarias e suas diferentes áreas. Essa identificação será especialmente importante para o acompanhamento dos prazos do projeto, e dará visibilidade de quais áreas na prefeitura estarão sendo beneficiadas;
4 – Capacite as pessoas
É fundamental que todos os profissionais recebam a capacitação suficiente para o domínio das novas tecnologias e processos de trabalho. De forma recorrente percebemos experiências onde a equipe, por conta de treinamento insuficiente, promove a descontinuidade de melhorias implementadas. Nessa questão, é importante considerar a capacitação como um processo contínuo, onde a reciclagem dos profissionais esteja também prevista. Garanta ainda um canal de suporte para apoio, e se possível auxílio através de operação assistida;
5 – Crie indicadores
Elabore e acompanhe os indicadores com os resultados e os objetivos estratégicos que o projeto pretende entregar. Durante a evolução do projeto monitore esses indicadores;
6 – Integre os sistemas
Promova a integração de sistemas de apoio com os sistemas de Geointeligência. Isso gerará maior aderência nos usuários, e permitirá que os processos de trabalho possam ser ainda mais otimizados;
7 – Pense no longo prazo
Avalie como todo o esforço do projeto poderá contribuir em diferentes áreas da prefeitura, e como esses resultados terão impacto estruturantes e no longo prazo.
Os projetos de Geointeligência nas prefeituras podem ainda encontrar outros desafios que podem impactar os resultados pretendidos. Nesse ponto, as questões relacionadas a infraestrutura física e de equipamentos merecem destaque. A necessidade de recursos computacionais e de armazenamento de dados são elementos necessários a serem considerados. Como alternativa, temos atualmente as estruturas baseadas em computação em nuvem, que permitem escalabilidade da solução, armazenamento, segurança dos dados e acesso a perfis multiusuários. A escolha de solução baseada em computação em nuvem pode auxiliar a resolução desses desafios.
Nesse mesmo contexto, a questão de licenciamento de software pode ser um dificultador na implantação de projetos. Como alternativa, escolha uma plataforma WEB, multiusuário e sem limitação de acesso. Uma solução que incorpore esses elementos irá permitir que não haja restrição no número de usuários internos e externos, fator que poderia dificultar a difusão das soluções implantadas para um maior número de pessoas.
Base de dados armazenadas em papel são também desafios a serem vencidos. Quando necessários, registros em papel geram um maior trabalho de atualização e de recuperação. Além disso, essas bases de dados são menos seguras, não permitem um controle de versionamento rigoroso e tendem a ter um maior grau de desatualização. Digitalize toda a base de dados possível e disponibilize em meio digital para acesso. A plataforma tecnológica a ser implementada nos projetos de Geointeligência deverá, portanto, ser capaz de armazenar as informações antes disponibilizadas em papel.
Com a implantação das medidas citadas, os projetos de Geointeligência irão gerar resultados mesmo muito tempo após as suas finalizações, sendo reconhecidos como um marco integrador da prefeitura.
Os resultados obtidos poderão apoiar a administração pública para promover uma nova perspectiva de futuro, subsidiando uma gestão administrativa e tributária mais preditiva e assertiva, com sistemas legados em um maior nível de integração, bases de dados compartilhadas, disponibilizadas e integradas em ambiente multiplataforma. Combinado a um cadastro multifinalitário atualizado, a prefeitura irá dispor de ferramental adequado para apoio nas atividades de planejamento urbano e gestão eficiente da cidade.
* Fernando Leonardi, CEO da Geopixel
** Bruno Rodrigues do Prado, COO da Geopixel