Por Eduardo Freitas
La crisis económica norteamericana, considerada inicialmente una “pequeña olita”, acabó creciendo y ahora tiene dimensiones globales, con efectos en la vida real de las personas. Los profesionales y las empresas de geomática no pasaron ilesos y sienten en el aire la aprensión de tiempos difíciles y la disminución del ritmo de los negocios.
Con la economía creciendo a tasas altísimas en los últimos años, con una “exuberancia irracional” según las palabras del ex presidente del Banco Central de USA, Alan Greenspan, los profesionales y las empresas estaban más preocupados en cerrar grandes contratos, realizar el trabajo en el menor plazo posible y facturar, sin un análisis pormenorizado de la eficiencia productiva de la empresa. Al final, en tiempos de vacas gordas el dinero no faltaba y las eventuales fallas en los procesos quedaban enmascaradas por la gran facturación.
Pero, en el segundo semestre de 2008, una onda de pesimismo barrió el mundo y las empresas de todos los sectores pusieron un pie en el freno.
Después de este impacto en la economía, las compañías comenzaron a planear estrategias para enfrentar el problema. Entre ellas, la más eficiente a largo plazo fue la optimización de los recursos y procesos por medio del uso de herramientas de calidad.
Atentos a la calidad
Las herramientas de calidad están a disposición para ser usadas por operadores, supervisores, ingenieros, técnicos y personas involucradas en proyectos dentro de las empresas de geomática. Los objetivos específicos de estas herramientas son la búsqueda continua para mejorar la calidad, la importancia de la resolución de problemas basados en hechos y datos, la necesidad de la evaluación permanente del proceso y, principalmente, el uso de herramientas estadísticas.
La Calidad Total es una técnica de administración multidisciplinaria formada por un conjunto de programas, herramientas y métodos, aplicados en el control del proceso de producción de las empresas, para obtener bienes y servicios por el menor costo y mejor valor, objetivando atender las exigencias y la satisfacción de los clientes. Sus primeros movimientos surgieron y se consolidaron en Japón después del fin de la II Guerra Mundial, y se difundieron en los países occidentales a partir de la década de 70. Hoy, los conceptos de Calidad Total se usan en las empresas de todo el mundo para mejorar continuamente el trabajo.
La etapa inicial y la base para la implantación de la Calidad Total, es el Programa 5S, llamado así debido a la primera letra de cinco palabras japonesas: Seiri (descarte), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (higiene) y Shitsuke (disciplina). El programa tiene como objetivo movilizar, motivar y concientizar a toda la empresa de la Calidad Total, a través de la organización y de la disciplina en el local de trabajo.
Las palabras son muy conocidas, pero la Misión y la Visión de la empresa deben orientar los programas de Calidad Total, tanto para gerenciar la rutina diaria de la compañía como en las directrices generales que se deben seguir para alcanzar un objetivo.
La etapa final de todas las prácticas de Calidad Total es el programa de mejora continua, que tiene como puntos centrales de sus actividades, el análisis de procesos, la solución de problemas y la estandarización de rutinas, utilizando las herramientas y métodos a través del Ciclo PDCA, o sea, Plan (planificar), Do (hacer), Check (chequear) y Action (actuar para corregir).
Manos a la obra
Hablar de implantar herramientas de Calidad Total es fácil y, tal vez, en una pequeña empresa de investigación los programas puedan ponerse en práctica en poco tiempo. Pero ¿cómo se implementan nuevas formas de producción en una mediana o gran empresa de geomática? Y, ¿cómo se transforma la cultura de las personas, cuando los hábitos y procesos ya están enraizados en la rutina diaria?
La respuesta es: ¡por medio de las herramientas de calidad!
Una de las herramientas más básicas es el Macroflujo, un diagrama de bloques que presenta de forma resumida todas las etapas del proceso de producción, desde el recibo de la materia prima hasta la obtención del bien o la prestación del servicio. Permite visualizar el proceso como un todo, su alcance y sus límites.
En cuanto a un Flujograma o Diagrama de Flujo, es una representación gráfica de la rutina de un proceso de producción por medio de símbolos estandarizados, como rectángulos y círculos. Permite el mapeo individualizado de cada etapa y, cuando es necesario, el estudio y racionalización de tiempos y movimientos del proceso.
El 5W1H es un formulario para la ejecución y el control de tareas que atribuye responsabilidades y determina las circunstancias en que el trabajo deberá realizarse. Se lo llamó así debido a la primera letra de las palabras What (qué), Who (quién), When (cuándo), Where (dónde), Why (por qué) y How (cómo).
Creado por Kaoru Ishikawa, el Diagrama de Causa y Efecto investiga los efectos producidos por determinadas categorías de causas. Está compuesto por una línea central con ramificaciones, dándole un aspecto de espina de pescado, nombre por el cual también se lo conoce.
Por otra parte, la Hoja de Verificación es un formulario estructurado para viabilizar y facilitar la colecta y posterior análisis de datos, sobre la frecuencia con que determinado hecho o problema sucede.
80/20
Vilfredo Pareto, economista y sociólogo italiano que vivió en el siglo XIX, descubrió que aproximadamente el 20% de los ítems almacenados responden por el 80% del valor total en stock, el 20% de los clientes responden por el 80% de la facturación total del negocio y también que el 20% de los problemas responden por el 80% de todos los resultados indeseables de la empresa.
Basado en estos números, el Diagrama de Pareto tiene un gráfico de barras sobre las diferentes causas de un problema o de los problemas interrelacionados. Permite priorizar los problemas separando los problemas triviales de los vitales. En los pocos problemas vitales se deberá concentrar toda la atención, pues responden por el 80% de los resultados indeseables.
Entre los métodos y dinámicas de trabajo que se usan en los programas de Calidad Total, se destacan el Shake-down (sacudir para derribar), el Brainstorming (tempestad de ideias) y el Método de Análisis y Soluciones de Problemas (Masp).
El Shake-down consiste en una dinámica de grupo entre los miembros de un mismo equipo para identificar y definir problemas relacionados al proceso y al producto bajo su responsabilidad. El Brainstorming, ideado inicialmente para el área de publicidad, es una reunión para generar ideas y también para potencializar la creatividad para solucionar problemas. El Masp es un método para resolver problemas exitosamente, usando un modelo de creatividad dentro de un proceso productivo.
Mejor que ayer, peor que mañana
En los años 50 los japoneses renovaron su industria y crearon el concepto de Kaizen, que significa perfeccionamiento continuo. Esta práctica, que expresa la filosofía de vida oriental, pretende no sólo el bien de la empresa sino también la del hombre que en ella trabaja. Partiendo del principio de que el tiempo es el mejor indicador aislado de competitividad, actúa de forma amplia para reconocer y eliminar los desperdicios existentes en la empresa, sean en los procesos productivos existentes o en fase de proyecto, productos nuevos, mantenimiento de equipamientos o procesos administrativos.
La filosofía del Kaisen es: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”. Para el Kaizen, siempre es posible hacer algo mejor y ningún día debe pasar sin que se haya implementado alguna mejora, sea en la estructura de la empresa o en el individuo. Su metodología trae resultados concretos, tanto cualitativamente como cuantitativamente, en un corto espacio de tiempo y a un bajo costo, apoyados en la sinergia generada por un equipo reunido para alcanzar metas establecidas por la dirección de la empresa. El sistema de producción de la montadora Toyota, por ejemplo, aplica el principio del Kaizen.
Eficiencia X Innovación
Existe una diferencia significativa entre las empresas que buscan la eficiencia continua y las que priorizan la innovación continua. Un ejemplo del primero grupo es Toyota, que implanta herramientas de calidad total para optimizar cada vez más sus procesos. Por otro lado, las empresas como Google, Autodesk y Apple buscan constantemente innovaciones en sus productos y servicios.
Después de la tempestad…
El pleno dominio y control del proceso de producción de la empresa, la eficiencia para usar los recursos humanos, materiales y financieros, y la eficacia para alcanzar los objetivos, son los resultados esperados con la implantación de la Calidad Total. Esto garantiza la satisfacción de los clientes y la perennidad de la empresa, además de viabilizar la Gobernanza Corporativa, punto de convergencia entre los intereses de los propietarios y las decisiones de los gestores del negocio.
De la misma forma, las herramientas de gestión de proyectos garantizan la optimización de recursos y la disminución de desperdicio para que los gerentes de proyecto puedan administrar el progreso del emprendimiento y verificar sus desvíos. De esta forma, su resultado final es lograr que las fallas inherentes a los procesos se minimicen y las ganancias de producción se vean aumentadas, de acuerdo con las necesidades del cliente.
A partir del 2011 o 2012, cuando la economía y los negocios retomen su ritmo, quien se haya preparado y adoptado las herramientas y los hábitos para aumentar la calidad y la productividad estará al frente. Después de esto, veremos quién saldrá de la crisis sólo como un sobreviviente y quién emergerá como uno de los líderes del sector de geomática.
