Por Eduardo Freitas Oliveira
A crise econômica norte-americana, considerada inicialmente uma “marolinha”, acabou crescendo e agora tem dimensões globais, com efeitos na vida real das pessoas, inclusive no Brasil. Os profissionais e as empresas de geomática não passaram incólumes, e sentem no ar a apreensão de tempos difíceis e a diminuição no ritmo dos negócios.
Com a economia crescendo a taxas altíssimas nos últimos anos, em uma “exuberância irracional” segundo as palavras do ex-presidente do Banco Central dos EUA, Alan Greenspan, os profissionais e empresas estavam mais preocupados em fechar gordos contratos, realizar o trabalho no menor prazo possível e faturar, sem uma análise pormenorizada da eficiência produtiva da empresa. Afinal, em tempos de vacas gordas o dinheiro não faltava e eventuais falhas nos processos eram mascaradas por altos faturamentos.
Mas aí, no segundo semestre de 2008, uma onda de pessimismo varreu o mundo e as empresas, de todos os setores, colocaram o pé no freio. Após o soluço da economia, as companhias colocaram as cabeças para pensar em formas de contornar o problema. Dentre elas, a mais eficiente a longo prazo é a otimização de recursos e processos através do uso de ferramentas de qualidade.
De olho na qualidade
As ferramentas da qualidade estão aí para serem usadas por operadores, supervisores, engenheiros, técnicos e pessoas envolvidas em projetos dentro de empresas de geomática. Os objetivos específicos dessas ferramentas são a busca contínua da melhoria na qualidade, a importância da resolução de problemas com base em fatos e dados, a necessidade da avaliação permanente do processo e, principalmente, o uso de ferramentas estatísticas.
A Qualidade Total é uma técnica de administração multidisciplinar formada por um conjunto de programas, ferramentas e métodos, aplicados no controle do processo de produção das empresas, para obter bens e serviços pelo menor custo e melhor valor, objetivando atender as exigências e a satisfação dos clientes. Seus primeiros movimentos surgiram e foram consolidados no Japão após o fim da II Guerra Mundial, sendo difundida nos países ocidentais a partir da década de 70. Hoje, os conceitos de Qualidade Total são usados nas empresas de todo o mundo para melhorar continuamente seu trabalho.
Etapa inicial e base para implantação da Qualidade Total, o Programa 5S é assim chamado devido à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (descarte), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (disciplina). O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, através da organização e da disciplina no local de trabalho.
As palavras já são bem batidas, mas a Missão e a Visão da empresa, muito mais do que ficarem bem visíveis em um quadro na parede, devem orientar os programas de Qualidade Total, tanto na gerência da rotina diária na companhia como para as diretrizes gerais a serem seguidas para alcançar um objetivo.
A etapa final de todas as práticas da Qualidade Total é o programa de melhoria contínua, que tem como pontos centrais de suas atividades a análise de processos, a solução de problemas e a padronização de rotinas, utilizando as ferramentas e métodos através do Ciclo PDCA, ou seja, Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Action (agir para corrigir).
Mãos à obra
Falar em implantar ferramentas de Qualidade Total é fácil, e talvez em uma pequena empresa de levantamentos os programas possam ser colocados em prática em pouco tempo. Mas como fazer para implementar novas formas de produção em uma média ou grande empresa de geomática? E como mudar a cultura das pessoas, quando os hábitos e processos já estão enraizados na rotina diária?
A resposta é: através das ferramentas de qualidade!
Uma das ferramentas mais básicas é o Macrofluxo, um diagrama de blocos que apresenta de forma resumida todas as etapas do processo de produção, desde o recebimento da matéria-prima até a obtenção do bem ou prestação do serviço. Permite visualizar o processo como um todo, a sua abrangência e seus limites.
Já o Fluxograma é uma representação gráfica da rotina de um processo de produção através de símbolos padronizados, como retângulos e círculos. Permite o mapeamento individualizado de cada etapa e, quando necessário, o estudo e racionalização de tempos e movimentos do processo.
O 5W1H é um formulário para execução e controle de tarefas que atribui responsabilidades e determina as circunstâncias em que o trabalho deverá ser realizado. Recebeu esse nome devido à primeira letra das palavras What (o que), Who (quem), When (quando), Where (onde), Why (por que) e How (como).
Criado por Kaoru Ishikawa, o Diagrama de Causa e Efeito investiga os efeitos produzidos por determinadas categorias de causas. É composto por uma linha central com ramificações, dando-lhe um aspecto de espinha de peixe, nome pelo qual é também conhecido.
Já a Folha de Verificação é um formulário estruturado para viabilizar e facilitar a coleta e posterior análise de dados, sobre a frequência com que determinado fato ou problema ocorre.
80/20
Vilfredo Pareto, um economista e sociólogo italiano que viveu no século 19, descobriu que aproximadamente 20% dos itens estocados respondem por 80% do alor total em estoque, 20% dos clientes respondem por 80% do faturamento total do negócio e também 20% dos problemas respondem por 80% de todos os resultados indesejáveis da empresa.
Baseado nesses números, o Diagrama de Pareto apresenta um gráfico de barras sobre as várias causas de um problema ou vários problemas inter-relacionados. Permite priorizar problemas separando os muitos problemas triviais dos vitais. Nos poucos problemas vitais deverão ser concentrados todo foco e atenção, pois respondem por 80% dos resultados indesejáveis.
Dentre os métodos e dinâmicas de trabalho usados nos programas de Qualidade Total, destacam-se o Shake-down (sacudir para derrubar), o Brainstorming (tempestade de ideias) e o Método de Análise e Solução de Problemas (Masp).
O Shake-down consiste de uma dinâmica de grupo entre os membros de uma mesma equipe para identificar e definir problemas relacionados ao processo e ao produto sob a sua responsabilidade. Já o Brainstorming, idealizado inicialmente para a área de publicidade, é uma reunião para a geração de ideias e também para potencializar a criatividade na solução de problemas. Já o Masp é um método para obter sucesso na solução de problemas, com a utilização de um modelo de criatividade dentro de um processo produtivo.
Melhor que ontem, pior que amanhã
Nos anos 50 os japoneses renovaram sua indústria e criaram o conceito de Kaizen, que significa aprimoramento contínuo. Essa prática, que exprime a filosofia de vida oriental, visa o bem não somente da empresa como do homem que trabalha nela. Partindo do princípio de que o tempo é o melhor indicador isolado de competitividade, atua de forma ampla para reconhecer e eliminar os desperdícios existentes na empresa, sejam em processos produtivos já existentes ou em fase de projeto, produtos novos, manutenção de equipamentos ou, ainda, processos administrativos.
A filosofia do Kaisen é “hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”. Para o Kaizen, é sempre possível fazer melhor, e nenhum dia deve passar sem que alguma melhoria tenha sido implementada, seja na estrutura da empresa ou no indivíduo. Sua metodologia traz resultados concretos, tanto qualitativamente quanto quantitativamente, em um curto espaço de tempo e a um baixo custo, apoiados na sinergia gerada por uma equipe reunida para alcançar metas estabelecidas pela direção da empresa. O sistema de produção da montadora Toyota, por exemplo, é conhecido pela aplicação do princípio do Kaizen.
Gestão de Projetos
A busca pela efetividade tem levado empresas no mundo inteiro a investir em métodos e ferramentas de Gestão de Projetos, que vem despontando como uma forte alternativa para a redução dos prazos e uso adequado dos recursos empregados pela organização. A Gestão de Projetos é útil para gerentes, líderes, chefes e profissionais que tenham interface com planejamento e implementação de empreendimentos.
Reduzida à sua forma mais simples, a gerência de projetos é a disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto. Outra corrente de pensamento define o gerenciamento de projetos como a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso de recursos, como tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc..
Na abordagem tradicional, são distinguidos cinco grupos de processos no desenvolvimento de um projeto:
– Iniciação;
– Planejamento;
– Execução;
– Monitoramento e controle;
– Encerramento.
Para manter o controle sobre o projeto do início ao fim, um gerente de projetos utiliza várias técnicas, dentre as quais se destacam:
– Planejamento de projeto;
– Análise de valor agregado;
– Gerenciamento de riscos de projeto;
– Cronograma;
– Melhoria de processo.
Uma das metodologias mais utilizadas no mundo inteiro nessa área é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK). A abordagem do PMBOK não é restrita ao desenvolvimento de sistemas, sendo largamente utilizada em diversas indústrias, notadamente nas indústrias ligadas à construção civil e infraestrutura.
O PMBOK é um conjunto de práticas em gerência de projetos levantado pelo Project Management Institute (PMI) que constitui a base da metodologia de gerência de projetos do Instituto. Essas práticas são compiladas na forma de um guia, chamado de Guia PMBOK.
O guia é baseado em processos que se relacionam e interagem durante a condução do trabalho, e a descrição de cada um deles é feita em termos de:
-Entradas (planilhas de campo, desenhos, etc.);
– Ferramentas e técnicas (aplicadas às entradas);
– Saídas (memoriais descritivos, mapas, etc.).
Veja mais sobre Gestão de Projetos em www.pmi.org
Eficiência X Inovação
Existe uma diferença significativa entre as empresas que buscam por eficiência contínua e as que priorizam a inovação contínua. Exemplo do primeiro grupo é a Toyota, que implanta ferramentas de qualidade total para otimizar cada vez mais seus processos. Por outro lado, empresas como Google, Autodesk e Apple estão em uma busca desenfreada por inovação em seus produtos e serviços.
Para as empresas interessadas em implantar ou aumentar o seu departamento de pesquisa e desenvolvimento existem várias alternativas e fontes de recurso. A Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), por exemplo, lança periodicamente editais com recursos financeiros para empresas que estejam interessadas em investir em produtos e serviços inovadores, geralmente em parceria com Universidades.
Outra fonte importante de dados é o Portal Inovação, que oferece acesso a um acervo de informações que auxiliam a busca por iniciativas de apoio e fomento à inovação.
Para saber mais, acesse:
www.finep.gov.br
www.portalinovacao.mct.gov.br
Depois da tempestade …
O pleno domínio e controle do processo de produção da empresa, a eficiência na utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros, e a eficácia no alcance dos objetivos, são os resultados esperados com a implantação da Qualidade Total. Isso garante a satisfação dos clientes e a perenidade da empresa, além de viabilizar a Governança Corporativa, ponto de convergência entre os interesses dos proprietários e as decisões dos gestores do negócio.
Da mesma forma, as ferramentas de gestão de projetos garantem a otimização de recursos e a diminuição de desperdício, para que os gerentes de projeto possam administrar o progresso do empreendimento e verificar seus desvios. Dessa forma, seu resultado final é fazer com que as falhas inerentes aos processos sejam minimizadas e os ganhos de produção sejam aumentados, de acordo com as necessidades do cliente.
A partir de 2011 ou 2012, quando a economia e os negócios retomarem o seu ritmo pré-crise, quem se preparou e adotou ferramentas e hábitos para aumentar a qualidade e a produtividade vai estar à frente dos demais. Depois disso, veremos quem vai sair da crise somente como um sobrevivente e quem vai emergir como um dos líderes do setor de geomática.
