7.500 conectados, paisagismo sustentável, abraços fraternos e muitos negócios realizados
Durante o MundoGEO#Connect 2011, ouvi um comentário interessante de um empresário vindo do Japão. Ele disse que se surpreendeu positivamente como o evento, pois, além de fazer bons contatos profissionais e comerciais, achou o ambiente alegre e descontraído, observando que as pessoas se confraternizaram com muita energia, diferentemente de outros lugares do mundo, onde os eventos de negócios são mais sisudos e formais, segundo ele.
Promover eventos é uma experiência desafiadora, pois vários componentes têm que ser integrados para que o resultado seja positivo. Um planejamento antecipado é essencial para montar um bom conteúdo, divulgá-lo e fazer a preparação logística necessária. Essas três partes têm que aprovar o evento: os participantes têm que sair satisfeitos com o conteúdo; os patrocinadores têm que ter o retorno do seu investimento; e os realizadores precisam também ter bons resultados para fazer um evento cada vez melhor.
Confesso que, de todos os eventos que já realizamos, desde 1998, este foi o mais complexo. Pesquisamos o público alvo para definir local, data e tipo de conteúdo. Apesar de sabermos que tudo tem que ser sempre melhorado, procuramos ficar atentos aos vários detalhes que compõem a realização de um evento de sucesso numa cidade cosmopolita como São Paulo. Procuramos um local de fácil acesso e próximo à mais plural infraestrutura hoteleira e de alimentação. O Centro de Convenções Frei Caneca, próximo à Avenida Paulista, fica dentro de um shopping com estacionamento e com amplas opções de gastronomia e lazer, incluindo a própria praça de alimentação do local, pois bastava vencer um andar de onde estava acontecendo o evento.
A sustentabilidade esteve presente em nosso planejamento, pois procuramos usar menos material impresso, priorizando a comunicação digital. Um pequeno exemplo, porém significativo, foi a parte de paisagismo: mais de 80 vasos foram usados no evento. Em vez de alugados, foram adquiridos em São Paulo, usados durante o evento – espalhados pela feira e pelos auditórios – e, no próximo ano, serão utilizados novamente no MundoGEO#Connect 2012. Durante o ano, a decoração será usada em outros eventos no local, através de uma parceria com um fornecedor de plantas da cidade.
Na parte de conteúdo, tivemos várias inovações interessantes. A maioria dos painéis foi apresentada usando o conceito de talk-show, com um mediador e três especialistas dialogando com os presentes. A interatividade foi bem maior quando comparada às longas palestras expositivas, que reservam apenas alguns minutos no final para perguntas. Houve grande interatividade de profissionais que não puderam estar no evento, pois aproximadamente 10% da programação foi transmitida por webinar. Além disso, o Twitter foi muito usado para comentar o evento pelos presentes e pelos que estavam distantes, ampliando o alcance dos temas debatidos.
Mas o que ficou claro é que nada substitui o contato pessoal. Apesar da aproximação das redes sociais e das pesquisas pela internet, é inegável que, para se atualizar, não existe opção melhor do que marcar presença pessoalmente em eventos. A rede de relacionamentos cresce em quantidade e em qualidade, os potenciais negócios ficam mais próximos de serem realizados e as soluções procuradas se tornam mais evidentes.
Emerson Zanon Granemann
Engenheiro cartógrafo, diretor e publisher da Editora MundoGEO
emerson@mundogeo.com
