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Project Management – Parte II

Por Eduardo Freitas | 19h31, 16 de Agosto de 2012

Retomando a série de posts sobre Gerenciamento de Projetos, hoje vamos falar sobre as questões citadas no primeiro post, presentes em praticamente qualquer projeto: alta velocidade, grande quantidade de mudanças, poucos recursos financeiros, alta complexidade, incertezas.

Veja também o post sobre softwares para gestão de projetos.

incerteza Project Management – Parte IIVelocidade

Quanto mais rápido produtos e serviços chegam ao mercado, maiores as chances de sucesso. No mundo competitivo de hoje, qualquer fragilidade ou atraso pode se tornar uma grande desvantagem, em qualquer área de atuação. Esta necessidade de velocidade é traduzida na abordagem de “não perder tempo”, intrínseca do gerenciamento de projetos.

Desta forma, gerentes de projetos devem eliminar qualquer processo ou atividade que não agregue valor às entregas e/ou atrasem o projeto. Aquelas paradas constantes da equipe para “fuçar” o Facebook, por exemplo, em nada contribuem, a não ser que você esteja trabalhando em um projeto focado em interação nas redes sociais.

Mudanças

Você já deve ter passado por isto: quase terminando um projeto, o cliente telefona e pede uma mudança que gera horas e horas de re-trabalho. Isto se dá muito mais pelo próprio ambiente atual do que por ignorância do cliente, já que ele também tem interesse no cumprimento dos prazos. Mudanças constantes são inerentes no mundo dos negócios.

Seguindo a abordagem de gerenciamento de projetos, o melhor a fazer é estar ciente de que mudanças acontecem, “acomodá-las” no processo de trabalho e tirar vantagem delas, usando a experiência para melhorar projetos no futuro. O gerente de projetos moderno deve ser: corajoso, criativo e flexível, usar soluções “fora da caixa” e muitas vezes – ou quase sempre – sair da zona de conforto na busca pela melhor solução.

Custos

Com a redução de recursos nas organizações, gerentes de projetos devem sempre pensar em como sua equipe deve trabalhar de forma mais inteligente, ao invés de trabalhar mais. Encher a equipe de atividades sem que eles vejam valor no que estão fazendo é um caminho certo para o fracasso. Hoje, a redução dos níveis hierárquicos, em qualquer porte de organização, gera grande dependência de gestão e equipes de projetos, o que demanda cada vez mais por gerentes capacitados no uso das ferramentas de project management.

Complexidade

Já que praticamente todos os problemas simples já estão resolvidos nas organizações, os que restam tornam-se mais complexos a cada dia que passa, ficando cada vez mais críticos. Ou seja, eles “tem” que ser resolvidos. Não há outra chance!

No Brasil, ainda há uma cultura da procrastinação e de iniciar sempre pelo que é mais simples, deixando o mais difícil para depois ou adiando para a hora em que aquele problema complexo torna-se uma questão de urgência máxima. Nesse momento, será utilizada a única solução possível, que geralmente não será a melhor. Ou seja, se há algo muito complexo a ser resolvido, transforme isto em um projeto encontre a solução, antes que o problema se torne algo urgente.

Incerteza

A única certeza do gestor é que haverá incertezas durante o projeto.  Com o aumento do nível de complexidade nas organizações, aumenta na mesma medida o nível de incerteza. A abordagem de gerenciamento de projetos deve ser adaptável, para levar em conta as incertezas, que devem ser aceitas como algo natural e usadas para tornar o gerenciamento mais efetivo no futuro. Ou seja, o gestor de projetos deve aguardar as mudanças e tirar proveito delas.

Este post foi baseado no livro Effective Project Management – Traditional, Agile, Extreme, de Robert K. Wisocki

ET: sugiro este evento que vai acontecer no fim de agosto em São Paulo: PMTools 2012, com demonstrações de ferramentas para gerenciamento de projetos, programas e portfólio

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Connect 2012: Bastidores

Por Eduardo Freitas | 15h07, 15 de Agosto de 2012

Passados pouco mais de dois meses do MundoGEO#Connect LatinAmerica 2012 – ou “Connect 2012″, como chamamos internamente – gostaria de compartilhar minhas impressões sobre o evento, que aconteceu de 29 a 31 de maio em Sampa. Estas são opiniões muito pessoais sobre os “bastidores” do encontro.

Para mim, o Connect 2012 começou no dia 16 de maio de 2011, último dia do MundoGEO#Connect 2011, mais precisamente em um jantar junto com o Emerson Granemann (diretor do MundoGEO) e o Joe Francica (publisher da Directions Mag), no qual falamos sobre possibilidades para o próximo evento. De volta a Curitiba, conversamos com a equipe do MundoGEO sobre os pontos críticos que deveriam ser melhorados para 2012, entre elas a agilização no credenciamento e entrada no evento, a publicação com antecedência da programação, a disponibilização de internet gratuita aos participantes, entre outros fatores. Dentre vários fatores, estes foram alguns que ajudaram no sucesso do evento de 2012.

Dois andares?!?

Um dos maiores desafios foi formatar e realizar o evento em dois andares. Como o Connect tinha que crescer, tivemos que alugar também o 4º andar do Centro de Convenções Frei Caneca, no qual haveria espaço adicional para estandes e mais cinco auditórios para as atividades.

Durante o evento, o uso de rádio para comunicação entre o staff foi essencial para que a administração de um evento em dois andares fosse possível. Desta forma, foi possível identificar com rapidez algum problema – uma sala que estava quase lotando no 4º andar, por exemplo – e “passar um rádio” para o responsável pela resolução – no caso, levar mais cadeiras do 5º para o 4º andar.

Lá por junho de 2011 a feira já começou a ser preenchida pelas empresas patrocinadoras do evento, que desde o início acreditaram no MundoGEO#Connect, e aos poucos os dois andares foram sendo tomados por estandes. Como eu era o responsável por fazer as atualizações da planta no CAD, a cada novo fechamento de contrato era preciso mudar o desenho ou re-ajustar alguma posição de estande. Foram exatamente 33 versões do 5º andar e 39 versões do 4º andar, de junho de 2011 a maio de 2012.

Connect 2012 Feira Connect 2012: Bastidores

Plantas do 5º e 4º andares do Centro de Convenções Frei Caneca

30 atividades?!?

Entre julho e outubro de 2011 começamos a formatar as atividades do evento, que foram divididas em fóruns, seminários, mini-cursos, workshops e encontros de usuários. Porém, ninguém na MundoGEO imaginaria que, no fim, teríamos 30 atividades durante os três dias do evento – a ideia inicial era ter um evento com no máximo 6 atividades por dia, totalizando 18.

Através da avaliação do evento de 2011 e das pesquisas feitas com a comunidade, começamos a identificar as áreas com maior interesse – e outras com maior carência de informação -, e assim a programação de atividades começou a ser elaborada. Também fizemos consultas a profissionais do mercado, que nos enviaram dicas e sugestões, e em 21 de novembro foi publicada a primeira versão da grade,  com os temas gerais.

De novembro a janeiro começamos a receber as sugestões de palestrantes, debatedores e instrutores de cursos, também através de pesquisas online e consultas ao mercado. Aí veio a fase de convites, recebimento das respostas, instruções e avisos aos apresentadores, inclusões, trocas, cancelamentos, etc..

Mediadores, palestrantes, debatedores e instrutores

Um fator decisivo para o sucesso do evento foi a participação dos moderadores, que tiveram o árduo trabalho de ficar durante todo um dia responsáveis por uma atividade (seminário ou fórum), controlando o tempo, apresentando os palestrantes, fazendo perguntas, filtrando as questões, entre outras funções que  são “estressantes”, pois exigem total atenção durante todo o dia. Eu já moderei alguns seminários e sei que este trabalho não é fácil. Em nome do MundoGEO, agradeço a todos os mediadores, palestrantes, debatedores e instrutores que garantiram o sucesso do MundoGEO#Connect LatinAmerica 2012.

Como a formatação de um evento é algo muito dinâmico, ao longo de alguns meses a programação sofreu alterações, inclusões de novas atividades, cancelamento de outras, até que no dia 28 de maio de 2012 a versão final, com o ensalamento, foi publicada no site do evento. Uma das gratas surpresas da programação foi a inclusão de quatro atividades falando exclusivamente sobre a Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais (Inde), uma parceria do MundoGEO com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e a Diretoria do Serviço Geográfico do Exército (DSG).

A véspera

feira Connect 2012: Bastidores

Montagem da feira

Durante o evento MundoGEO#Connect, a MundoGEO é transferida de Curitiba para São Paulo, e é feita uma escala de viagem, com algumas pessoas indo antes e outras em uma data mais próxima do evento. Eu viajei no domingo à tarde para São Paulo, e fui direto para o Frei Caneca para ver como as coisas estavam andando. Chegando lá, alguns estandes já estavam em fase de montagem, as salas também estavam sendo preparadas, e comecei a entrar no clima do evento.

Na véspera, fui cedo para lá e trabalhei o dia inteiro ouvindo a “batucada” dos montadores. Meu computador ficou com uma fina camada de poeira que é criada com o corte da madeira dos estandes. Foi cansativo, mas é a melhor forma de já se ambientar com o local, além de resolver algumas questões que sempre surgem nessas horas, como um caminhão de uma montadora que quebrou, alguns inscritos que apareceram um dia antes para obter informações sobre o evento, últimos ajustes no ensalamento, disposição das cadeiras, etc..

Também já foi possível ter uma prévia do que as empresas iriam expor, como por exemplo o Veículo Aéreo Não Tripulado (Vant) da Orbisat, que “desembarcou” no MundoGEO#Connect 2012.

vant Connect 2012: Bastidores

Veículo Aéreo Não Tripulado na feira do MundoGEO#Connect 2012

Premiação: o melhor do show

Que fique bem claro que isto é uma opinião pessoal, mas para mim o melhor de todo o evento foi a Premiação, que aconteceu no fim da tarde do primeiro dia do evento (29/5).

Tudo começou em fevereiro, quando foi lançada uma chamada para que a comunidade indicasse cinco nomes para o Top 5. Como as questões eram abertas, a apuração era muito mais difícil, pois era necessário agrupar votos que foram digitados. Além disso, sempre tem um engraçadinho que vota no Michel Teló ou Neymar para Personalidade do Ano. Já com os “Top 5″ de cada categoria, entre os meses de abril e maio foi realizada a segunda fase do prêmio, na qual a comunidade votou para escolher os vencedores, e duas semanas antes do evento foram anunciados os três mais votados.

Finalmente, no dia 29 de maio foi realizada a cerimônia de premiação, com grande participação de representantes de órgãos públicos, empresas privadas, profissionais e acadêmicos do setor, na qual foram revelados os mais votados. Destaques da premiação:

- Gilberto Câmara, na época Diretor do Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (Inpe), que recebeu os prêmios em nome do Instituto, para melhor instituição de ensino e pesquisa e marca mais lembrada de software livre (Spring)
- Moema Augusto, que fez um discurso emocionante ao receber o prêmio de instituição pública de maior destaque, em nome do IBGE
- A galera da Geoplan Jr da Unesp de Rio Claro, que fez uma grande festa e quase derrubou o palco ao ser premiada como melhor empresa júnior de geo
- O Galera, professor e pesquisador da Unesp de Presidente Prudente – colunista da revista MundoGEO – que também fez um discurso emocionante ao receber o prêmio de personalidade do ano
- A dificuldade para ouvir o discurso do Anderson Medeiros, que ganhou o prêmio de melhor twitter de geo com o ClickGeo e fez o discurso por celular
- Vale, Petrobras e DSG, que recebam prêmios especiais por desenvolverem e integrarem o setor de geo

ganhadores Connect 2012: Bastidores

Ganhadores do Prêmio MundoGEO#Connect 2012

Para o próximo ano, já estamos pensando em novas categorias para o Prêmio MundoGEO#Connect. Envie suas sugestões nos comentários!

 Mini-cursos e fórum internacional

credenciamento Connect 2012: Bastidores

Credenciamento e retirada de material

A propósito, o primeiro dia do evento foi um dos mais “tensos” no início da manhã, culminando com a descontração do prêmio à noite. Como muita gente chegou ao mesmo tempo, o processo de retirada das credenciais era crítico. Porém, como foi feito um trabalho de organização da base de dados, mesmo com algumas filas, este ano os inscritos puderam chegar e serem rapidamente atendidos – ou usaram os terminais de auto-atendimento – e com um atraso mínimo o evento iniciou por volta das 9h15.

As atividades, no primeiro dia, foram divididas entre mini-cursos – que aconteceram no 4º andar – e o fórum internacional de geotendências, no qual executivos das principais empresas e instituições do setor debateram o estado-da-arte e o que será novidade para os próximos anos. Na primeira sessão do dia, o tema foram as Infraestruturas de Dados Espaciais (IDE), seguida de uma sessão sobre o futuro do GIS (transmitida também via webinar). Após o intervalo para o almoço, veio um debate sobre GNSS – que eu moderei – e para fechar o dia teve lugar uma sessão sobre sensoriamento remoto.

30 e 31 de maio

No segundo e terceiro dias do evento, pelo menos para mim, os momentos mais críticos eram o início da manhã e da tarde, já que havia em torno de 10 atividades começando simultaneamente. Depois que tudo já estava “andando”, o trabalho era mais de monitorar quais salas estavam “lotando” e pedir mais cadeiras, verificar o andamento das sessões que estavam sendo transmitidas via webinar, receber algum palestrante ou “apagar algum incêndio”, como por exemplo atender uma participante que não estava se sentindo bem. Nos três dias não deu tempo de almoçar, mas a gente compensava “beliscando” alguma coisa, e à noite saíamos para jantar e avaliar como foi o dia.

Personagens

Dentre as milhares de pessoas que participaram do MundoGEO#Connect, algumas foram emblemáticas e inesquecíveis, pelo menos para mim:

Bermudez Connect 2012: Bastidores

Luis Bermudez

- O boa-praça Luis Bermudez, que recebeu um prêmio especial em nome do Consórcio Geoespacial Aberto (OGC) e foi palestrante em duas sessões. Um colombiano preocupado com a – ainda – pequena participação da América Latina no OGC
- Um grupo de seis representantes do Banco de Fomento do Paraguai (Justo Felicio, Carlos Cesar, Carlos Ramón, Hugo Raimundo, Jose Pantaleon e Luis Antonio Mereles), que estavam pelo segundo ano consecutivo no evento e, a cada vez que a gente os encontrava, era uma grande confraternização
- A engenheira Mariela Silveira Cetrángolo, do Uruguai, muito simpática e que me presenteou com meio quilo do melhor doce de leite que já provei
- Geoff Zeiss, executivo da Autodesk que conheci em 2007 e que sempre demonstra cada vez mais entusiasmo com as novidades do setor de geo e também com o mercado brasileiro
- Wesley Silva Fernandes e Rafael Lopes da Silva, do IBGE, com quem eu já havia trocado vários emails e conheci no Connect 2012. O Wesley falou algo que achei hilário: “Então você é o Eduardo. Hoje comentamos que você é igual cabeça de bacalhau, pois todo mundo já ouviu falar mas poucos já viram”. Brincadeira a parte, isto mostra a importância dos eventos presenciais, mesmo que existam outras opções de conexões online, como redes sociais e webinars
- Eymar Lopes e demais palestrantes do Workshop do Inpe, que foi um embrião da transmissão online de outro evento que aconteceu no dia 18 de julho, com o lançamento da plataforma TerraMA2

Cereja do Sundae

Todo mundo aqui na MundoGEO concorda que a noite mais bem dormida do ano é aquela do terceiro dia do MundoGEO#Connect, pela sensação do dever cumprido. Mas para mim, este ano a noite foi ainda mais especial.

staff Connect 2012: Bastidores

Da esquerda para a direita. Em pé: Guilherme, Eloísa, Elis, Viviane, Jarbas, Josy, Márcia e Tiago. Abaixados: Alexandre, Emerson, Eu e Rodrigo

Primeiro, no fim do dia foi hora de fazer algumas fotos com o staff e conversar com os expositores, palestrantes e participantes sobre suas impressões sobre o evento, sendo praticamente unanimidade que foi um sucesso. Depois, foi correr para o hotel, tomar uma ducha rápida e então sair para jantar com o pessoal da MundoGEO, já que era aniversário da Elo. Depois de tomar uma cerveja com meus colegas Guilherme e Alexandre, na volta, em frente a um hotel vi um ônibus no qual estava escrito “Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Goiás” e suspeitei que eram participantes do MundoGEO#Connect. Chegando mais próximo, vi os “tubos” que tinham mapas que foram distribuídos no evento e então tive certeza. Fui conversar com eles, e comentaram que estavam indo pegar a estrada, para umas 20 horas de viagem até chegar em Goiânia.

Para mim, esta foi a “Cereja do Sundae” de todo o evento, que foi ótimo e reuniu toda a comunidade de geotecnologia – tomadores de decisão, técnicos, usuários, acadêmicos -, totalizando 3.350 participantes de 27 países diferentes, mas que mostrou que sempre vale a pena fazer uma pausa no trabalho e/ou estudos e pegar a estrada para estar em contato com as novidades do setor e para fazer o famoso “networking”.

2013

Para o próximo ano já identificamos alguns pontos nos quais ainda dá para fazer ajustes, e pretendemos fazer um MundoGEO#Connect LatinAmerica 2013 ainda melhor. O evento já está marcado para 18 a 20 de junho e a comunidade já está convidada a enviar suas sugestões para o formato e temática das atividades. Nesta primeira fase, propomos 23 “desafios” e pedimos que todos enviem suas ideias para solucionar estas questões. Conecte-se você também!

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37 anos em 34 segundos

Por Eduardo Freitas | 18h50, 02 de Agosto de 2012

Este vídeo mostra o desmatamento da Amazônia no estado de Rondônia entre 1975 e 2012, com imagens obtidas pelos satélites do Landsat. O vídeo, que apresenta uma porção central do estado de Rondônia ao longo de 37 anos, evidencia que o desmatamento na região tem um padrão conhecido como “espinha de peixe”, gerado a partir de uma estrada principal e diversas secundárias.

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Softwares para PM

Por Eduardo Freitas | 19h03, 01 de Agosto de 2012

Antes de prosseguir sobre as questões comentadas ontem sobre gerenciamento de projetos (alta velocidade, grande quantidade de mudanças, poucos recursos financeiros, alta complexidade, incertezas), gostaria de registrar aqui uma lista com os principais softwares para PM.

Existem, hoje, dezenas de opções de softwares para gestão de projetos, programas e portfólio, sendo que algumas opções são proprietárias, outras livres, algumas funcionam na cloud.

gantt Softwares para PM Aqui vai uma pequena lista dos mais utilizados no Brasil:
MS-Project (criado pela Microsoft)
Open Project (software livre)
Dot Project (livre)
SAP PS (SAP)
Primavera Systems (Oracle)
CA Clarity (CA Technologies)
Project Builder (empresa brasileira de PM)
Changepoint (Compuware)

No momento, estou utilizando o XMind (software) para geração de “mapas mentais”, diagramas, etc., e o Neotriad (cloud) para gerenciamento de atividades, gestão de projetos e planejamento financeiro. Em breve coloco minhas impressões aqui sobre cada uma das ferramentas.

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  • Eduardo Freitas
    @eduardo
    Coordenador de cursos e pesquisas do Instituto GEOeduc, Consultor da MundoGEO, Diretor Financeiro da ABEC-PR. Engenheiro Cartógrafo, Técnico em Edificações, cursando Especialização em Gestão Estratégica de EAD. Pai do Rafael e da Julia, Marido da Luciana, sushiman e corredor (quando dá tempo)

    Coordenador de cursos e pesquisas do Instituto GEOeduc, Consultor da MundoGEO, Diretor Financeiro da ABEC-PR. Engenheiro Cartógrafo, Técnico em Edificações, cursando Especialização em Gestão Estratégica de EAD. Pai do Rafael e da Julia, Marido da Luciana, sushiman e corredor (quando dá tempo)

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